為了加強集團公司會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。

    集團公司、直屬單位、成員企業(yè)，應當依照本制度管理會計檔案。

    各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

    4.5.1會計檔案的構成

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和驗資報告、審計報告等會計核算及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：

    會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

    會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

    財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

    其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

4.5.2會計檔案日常管理

4.5.2.1賬冊管理

    當日工作結束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊，并打印銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬；

    月末結賬后，須及時打印科目文件，并裝訂成冊；

    月末結賬后，須及時打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔；

    月末結賬后，須將銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單及其他應歸檔的會計資料及時歸檔；

    年終決算后，須將年度財務報告及時歸檔。

4.5.2.2磁介質管理

    軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結賬后須將明細賬、參數(shù)文件（包括科目文件、部門文件、客戶文件）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份；

    硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點。

各單位每年形成的會計檔案，按照歸檔要求，由集團公司財務部和各二級單位會計機構負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

4.5.3會計檔案的整理立卷

會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，及分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

分類標準統(tǒng)一

一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，是類文字資料及其他；

檔案形成統(tǒng)一

案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；

管理要求統(tǒng)一

建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

4.5.4會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。

4.5.4.1會計憑證的裝訂

一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份月妥善保管歸檔。

會計憑證裝訂前的準備工作：

分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；

按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；

摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；

整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。要檢查附件是否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；

記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全；

會計憑證裝訂時的要求：

用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打三個針眼，實行三眼一線打結，節(jié)扣應是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；

憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；

裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

會計憑證裝訂后的注意事項：

每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；

在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調閱。

4.5.4.2會計賬簿的裝訂

各種會計賬簿年度結賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：

賬簿裝訂前

首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂；

活頁賬簿裝訂要求

保留已用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質量好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；

多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起；

在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。

賬簿裝訂后的其他要求

會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、調頁、加空白紙的現(xiàn)象；

會計賬簿封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章；

封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬；

會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

4.5.4.2會計報表的裝訂

會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失，小企業(yè)可按季裝訂成冊；

會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂；

會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；

按保管期限編制卷號。

4.5.5會計檔案的移交

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

財務會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：

開列清冊，填寫交接清單；

在帳簿使用日期欄填寫移交日期；

交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。

4.5.6會計檔案的保管

4.5.6.1會計檔案的保管要求

會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應得防火器材；

采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；

會計檔案室內應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；

會計檔案室內保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；

設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；

會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

4.5.6.2會計檔案的借閱

集團內部各單位需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持本單位領導批準證明，經(jīng)集團財務部經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

集團外部人員需要查閱會計檔案時，持單位正式介紹信，經(jīng)集團領導同意，并經(jīng)財務部經(jīng)理會簽后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會計檔案名稱、數(shù)量、內容、歸還期等情況登記清楚。

會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)本單位負責人和財務部門經(jīng)理批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

    各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度和會計檔案查閱登記簿，詳細記載有關內容。

4.5.6.2會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

    會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

    本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

4.5.7會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、嚴格審查，并編制銷毀清冊，檔案管理部門負責人和財務部門經(jīng)理理會簽后，報集團公司分管財務的領導審查，報請上級主管部門批準后銷毀。

會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

    正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

保管期滿的會計檔案，除上述情形外，可以按照以下程序銷毀：

    由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

    單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

    銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

    監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

    采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

    具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

    單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

    單位分立后原單位存續(xù)的；其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

    單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

    單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

    建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

    單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

    移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

    交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

    境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)的會計檔案，應當按照本制度和國家有關規(guī)定進行管理。

預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

附件：

企業(yè)會計和建設單位會計檔案保管期限表