長期以來，員工出差借款所占用的現(xiàn)金流量比重非常之大，備用金借款平均每月余額在5000萬元左右（不包括辦事處占用額，包括小額專項(xiàng)費(fèi)用），由于費(fèi)用報(bào)銷不及時(shí)，使當(dāng)期發(fā)生的費(fèi)用難以記入相應(yīng)的會計(jì)期，造成費(fèi)用預(yù)算失去準(zhǔn)確性，同時(shí)也給公司資金管理及備用金清理工作帶來很大難度。因此，為減少現(xiàn)金占用，有效使用資金，降低資金使用成本及更好地加強(qiáng)資金管理，特制定本管理規(guī)定。

  一、定義         

      員工公務(wù)支出分為一般性公務(wù)支出與專項(xiàng)性公務(wù)支出兩類。

l 一般性公務(wù)支出是指員工國內(nèi)出差期間的差旅費(fèi)支出，包括在出差過程中發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、交際費(fèi)、郵電通訊費(fèi)以及一般性日常公務(wù)雜費(fèi)等。

l 專項(xiàng)性公務(wù)支出是指有特定用途、金額較大的支出，如：組織大型工作會議費(fèi)、展覽費(fèi)、裝修費(fèi)、大修費(fèi)、廣告費(fèi)、招聘費(fèi)、場租費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、大型禮品費(fèi)、大型接待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、批量圖書采購費(fèi)、零星采購預(yù)付款及其他大型項(xiàng)目支出等。

  二、原則

   1、員工一般性公務(wù)支出全部出差費(fèi)用由個(gè)人墊付，取消備用金借款，報(bào)銷時(shí)公司按墊支金額的2%給予補(bǔ)貼。

   2、專項(xiàng)性公務(wù)支出，可以借支備用金，但原則上采取銀行轉(zhuǎn)帳方式支付。如果由員工個(gè)人墊付的專項(xiàng)性公務(wù)支出，報(bào)銷時(shí)也按2%給予補(bǔ)貼。

   3、到公司不滿三個(gè)月的新員工需下市場實(shí)習(xí)的，主管部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況批準(zhǔn)借款，借款額應(yīng)在3000元以內(nèi)，報(bào)銷時(shí)扣除借款額后給予補(bǔ)貼。

 三、員工一般性公務(wù)支出管理規(guī)定

   1、各部門主管應(yīng)遵循“公司效益最大化”的原則，講求實(shí)效，注重經(jīng)效益，把好費(fèi)用預(yù)算、審核關(guān)，嚴(yán)禁無明確任務(wù)而發(fā)生費(fèi)用的行為。

   2、員工公務(wù)出差返回后，應(yīng)將出差期間所發(fā)生的費(fèi)用分類粘貼，詳細(xì)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，原始發(fā)票須注明摘要、日期，住宿發(fā)票須填寫住宿人姓名、起止日期，市內(nèi)交通費(fèi)應(yīng)注明起止地點(diǎn)等等。

 3、報(bào)銷非本人所發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)單獨(dú)填寫費(fèi)用報(bào)銷單及費(fèi)用說明清單，并經(jīng)主管簽字后報(bào)銷，該部分費(fèi)用不計(jì)算補(bǔ)貼。

  4、一般性公務(wù)出差人員，國內(nèi)信用卡的費(fèi)用一律由個(gè)人負(fù)擔(dān)。

  5、員工一般性公務(wù)支出報(bào)銷取現(xiàn)金或轉(zhuǎn)個(gè)人信用卡，會計(jì)人員接單后應(yīng)在二天內(nèi)處理完畢，對特急單據(jù)當(dāng)天處理完畢。

  6、出差人員在外期間遇到資金不足時(shí)（如：出差時(shí)間延長），可采取如下辦法：

   (1) 向職工存貸處申請用款，將個(gè)人存款轉(zhuǎn)入信用卡；

   (2) 在外連續(xù)出差短期內(nèi)無法返回所在地的人員，應(yīng)及時(shí)將住宿發(fā)票、大額交際費(fèi)發(fā)票等寄回各相關(guān)部門秘書，由秘書統(tǒng)一辦理審批、報(bào)銷手續(xù)，各財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)將報(bào)銷款電匯到本人所在地辦事處或個(gè)人信用卡。

  7、到公司不滿三個(gè)月的新員工借支備用金后，必須及時(shí)報(bào)銷，借款期限不得超過三個(gè)月，對于逾期未核銷的備用金，將扣罰每日萬分之四罰息。

  四、員工專項(xiàng)性公務(wù)支出管理辦法

   1、員工申請專項(xiàng)性公務(wù)支出借款前，必須認(rèn)真填寫《借支備用金申請表》，表內(nèi)各項(xiàng)要素必須如實(shí)填寫，經(jīng)分管、主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可借支。

   2、部門主管要嚴(yán)格控制專項(xiàng)性公務(wù)支出借款，專項(xiàng)性公務(wù)支出借款，必須附有合同、協(xié)議或其他附件，不屬專項(xiàng)性公務(wù)支出不予借支。

   3、對客戶人員的機(jī)票、住宿票，經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)統(tǒng)計(jì)客戶人數(shù)、金額，辦理有關(guān)借支審批手續(xù)，并直接通過銀行劃款到各航空公司或酒店，事后，收集票據(jù)及時(shí)沖銷借款。

   4、專項(xiàng)性公務(wù)支出發(fā)生后，經(jīng)辦人必須在三個(gè)月內(nèi)及時(shí)跟蹤發(fā)票的取得，以便核銷備用金借款，對逾期未清理又無正當(dāng)理由的承辦人，將按借款總額所占用的時(shí)間扣罰每日萬分之四罰息。

  五、以上規(guī)定于1999年3月15日起執(zhí)行，同時(shí)停止一般性公務(wù)支出借款。

  六、本文件解釋權(quán)在財(cái)經(jīng)管理部。