文山州檔案管理制度
提供者：配置組
發(fā)布時間：2011/03/09 12:00
第一章 總 則
第一條 為了加強我院檔案的管理，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《云南省檔案條例》和《人民法院檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院檔案工作的實際情況，制定本制度。
第二條 人民法院的檔案大部分是訴訟檔案，是法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。訴訟檔案管理工作是審判工作不可分割的組成部分。
第三條 本院對訴訟、行政、會計、司法統(tǒng)計、聲像（圖片）、基建六個門類檔案實行集中統(tǒng)一管理，積極提供利用，切實為審判工作和其他各項工作服務，逐步實現(xiàn)檔案制度化、規(guī)范化、科學化管理，確保檔案完整與安全。
第四條 本院檔案工作接受上級人民法院檔案管理工作部門和同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
第二章 機構(gòu)和職責
第五條本院辦公室內(nèi)設檔案室，配備專職檔案干部。
第六條 檔案機構(gòu)的職責
（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策；
（二）統(tǒng)一收集、整理，保管和統(tǒng)計本院全部檔案，并積極有效地開展利用和編研工作，為本院領(lǐng)導、審判工作和其他工作服務；
（三）監(jiān)督和指導本院各部門訴訟、行政文書材料的立卷、歸檔工作；
（四）完成領(lǐng)導交辦的其他檔案工作任務。
第七條 對檔案干部忠于職守，努力鉆研業(yè)務，工作成績顯著的，應當給予表彰、獎勵。
第三章 立卷歸檔
第八條 各類訴訟文書材料的立卷歸檔工作，由各業(yè)務庭案件承辦人和承辦書記員依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》負責材料的收集、排列、立卷編目、卷宗規(guī)范裝訂。案件結(jié)案后半年內(nèi)填寫檔案清冊移交檔案室。
第九條 行政文書（含司法統(tǒng)計、會計、聲像和基建材料）的立卷歸檔工作，按以下規(guī)定辦理。
（一）行政文書（含黨、政、工、青、婦等文件）材料的立卷歸檔工作，須按照國家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則》DA／T22－2000執(zhí)行，分別由辦公室、政治部、監(jiān)察室、研究室、行裝處、法警支隊承辦人按年度、機構(gòu)、保管期限立卷歸檔，當年的行政文書檔案必須在次年6月底前移交檔案室；
（二）聲像（圖片）的立卷歸檔工作，按《人民法院聲像檔案管理辦法》執(zhí)行，由形成的部門立卷歸入檔案室管理；
（三）會計憑證、會計報表和相關(guān)材料的立卷歸檔工作，執(zhí)行《會計檔案管理辦法》， 由行裝處承辦人按年度分別整理裝訂立卷歸檔，上年的會計檔案須在次年12月底前移交檔案室；
（四）基建材料的立卷歸檔工作，執(zhí)行《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》，由行裝處在竣工驗收后進行立卷歸檔，并及時移交檔案室。
第四章 檔案的接收和整理編目
第十條 各部門和書記員整理裝訂移交檔案室的檔案，接收人員應逐卷檢查，進行案件目錄登記，以規(guī)范、美觀為原則，送入檔案庫房上架排列保管。
第十一條 為了方便利用，我院的訴訟檔案按類別、年度、審級、案號整理編目。
第十二條 行政文書檔案及其他檔案分別按有關(guān)規(guī)定整理編目。
第五章 檔案利用
第十三條 本院工作人員因工作需要借閱訴訟檔案，由本人填寫《借閱檔案單》，辦理借閱檔案登記手續(xù)，方可借閱。辦案人員急需查閱訴訟檔案應及時辦理。
第十四條 有關(guān)部門和上級機關(guān)調(diào)（借）閱和查閱訴訟檔案，按以下規(guī)定辦理。
（一）有關(guān)法院、檢察院、公安機關(guān)調(diào)（借）閱案卷正卷，應持《調(diào)（借）閱案卷函》和單位介紹信、本人工作證（身份證），經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準，由檔案室辦理調(diào)（借）閱手續(xù)，調(diào)（借）閱案卷期限為一個月；
（二）上級機關(guān)和黨委、人大常委會查閱案卷正卷，須持正式介紹信、工作證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準方可查閱。
第十五條 外單位或律師查閱案卷正卷內(nèi)有關(guān)材料，按以下規(guī)定辦理。
（一）外單位查閱案卷正卷內(nèi)有關(guān)材料，應持縣、團級（含縣、團級）以上單位介紹信、工作證（身份證）、經(jīng)院領(lǐng)導批準即可查閱；
（二）律師查閱案卷正卷內(nèi)有關(guān)材料，應持律師事務所介紹信、律師證（執(zhí)業(yè)證）或身份證、當事人的委托書等有效證件，經(jīng)院領(lǐng)導批準方可查閱。
第十六條 涉及國家機密、個人隱私的案卷不得查閱，卷內(nèi)材料除判決書、裁定書、調(diào)解書等結(jié)論性材料外，其他材料原則上不準摘抄和復制。
第十七條 檔案利用人對借出、查閱的檔案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾畫，違反者應追究責任。檔案歸還時，檔案工作人員必須認真檢查。
第十八條 本院設有閱卷室，供外調(diào)使用。對需要摘錄、復制檔案內(nèi)有關(guān)材料的，須經(jīng)院領(lǐng)導同意，并有檔案工作人員在場，以利于保密和監(jiān)督。
第十九條 檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守國家機密，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
第六章 檔案的保管和安全防護
第二十條 我院檔案保管有專用庫房，并安裝了密集架，檔案按類別、年度、審級、案號、保管期限排列保管。
第二十一條 檔案庫房，禁止無關(guān)人員進出。
第二十二條 堅持工作日分上下午溫度記錄。堅持工作日下午下班前檢查庫房安全，斷電、關(guān)好庫房門、窗。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十三條 檔案鑒定與銷毀工作應遵循對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想和慎重處理的原則。
第二十四條 成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導小組（以下簡稱領(lǐng)導小組）負責檔案的鑒定與銷毀工作。
第二十五條 對鑒定銷毀的檔案，按以下規(guī)定處理。
（一）對保管屆滿的檔案，應由領(lǐng)導小組逐卷進行鑒定，提出存毀意見；
（二）對仍有續(xù)存利用價值的檔案，可適當提升檔次，繼續(xù)保存；
（三）對鑒定需要銷毀的檔案，由領(lǐng)導小組制作銷毀清冊，寫出鑒定銷毀報告，組長簽署銷毀意見，經(jīng)院長批準，報上級人民法院檔案管理部門備案；
（四）對確定銷毀的檔案，應把其中的判決書、裁定書、調(diào)解書等結(jié)論性的文書取出一份，按全宗、類別、審級、案號、年度的順序整理立卷歸檔，永久保存；
（五）銷毀檔案必須由領(lǐng)導小組和檔案部門干部三人以上送達指定銷毀場所監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊按文書檔案的要求立卷歸檔；
第八章 檔案目標管理
第二十六條 檔案工作納入法院的發(fā)展計劃和行政管理范圍，各部門和有關(guān)人員要認真履行檔案管理規(guī)定。
第二十七條 有關(guān)部門和人員要認真做好當年各類檔案材料的收集、立卷、歸檔工作，案件結(jié)案后應及時收集整理，立卷后由承辦人負責檢查材料是否齊全，立卷部門負責人負責檢查卷宗質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，立卷人、檢驗人應在《立卷、驗卷情況記載》欄目簽名。
承辦人員應填寫《卷宗目錄》，字跡清楚，卷宗封面書寫規(guī)范，裝訂結(jié)實美觀。
檔案材料未收集齊全的，不得立卷歸檔。
第二十八條 當年各類案件卷宗于次年六月底前（除上級法院調(diào)卷外）移交檔案室登記入庫集中管理。卷宗質(zhì)量不符合要求的，退回立卷部門承辦人重新整理。
逾期不歸檔的，由檔案室負責催歸。
任何部門或個人都不得以任何理由拒絕歸檔，擅自保管檔案。沒有正當理由拒不歸檔的，對有關(guān)負責人進行處理。
第二十九條 檔案專職干部要認真做好日常檔案工作，負責對檔案進行管理，保證檔案的完整與安全，做好檔案的利用工作，不斷提高檔案規(guī)范化、標準化、科學化管理。
第三十條 本制度由辦公室和各部門負責人監(jiān)督實施。
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